Protokół Zdawczo-Odbiorczy Mieszkania 2026 - Wzór, Checklista i Przykład

Protokół Zdawczo-Odbiorczy Mieszkania 2026 - Kompletny Przewodnik

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to dokument, który może uchronić Cię przed stratą tysięcy złotych. Jako biuro nieruchomości działające w Łodzi od lat, w Ci Od Nieruchomości widzimy konsekwencje źle sporządzonych protokołów - od sporów o kaucję po wielomiesięczne procesy sądowe.

W tym przewodniku znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz: darmowy wzór do pobrania, interaktywną checklistę do zabrania na odbiór oraz wypełniony przykład protokołu z komentarzami. Pokażemy też najczęstsze błędy, których musisz uniknąć.

Potrzebujesz pomocy przy transakcji w Łodzi? Skontaktuj się z Ci Od Nieruchomości - pomożemy sporządzić prawidłowy protokół.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

Protokół zdawczo-odbiorczy to oficjalny dokument potwierdzający przekazanie lokalu mieszkalnego między stronami. Szczegółowo opisuje faktyczny stan techniczny nieruchomości, jej wyposażenie oraz wskazania wszystkich liczników w momencie przekazania kluczy.

Główne cele protokołu:

Potwierdzenie stanu technicznego - dokumentuje kondycję lokalu w momencie przekazania
Spis wyposażenia - lista wszystkich elementów pozostawionych w mieszkaniu
Ochrona prawna - minimalizuje ryzyko sporów między stronami
Podstawa rozliczeń - wyznacza granice odpowiedzialności za opłaty i zużycie mediów
Przepisanie liczników - dostawcy prądu i gazu wymagają protokołu przy zawieraniu nowych umów

Czym różni się od aktu notarialnego?

To częste pytanie naszych klientów. Różnica jest fundamentalna:

Dokument	Funkcja
Akt notarialny	Przenosi własność mieszkania w świetle prawa
Protokół zdawczo-odbiorczy	Reguluje kwestie praktyczne: klucze, wyposażenie, liczniki, stan techniczny

Akt notarialny mówi czyje jest mieszkanie. Protokół zdawczo-odbiorczy mówi w jakim stanie je przekazano.

Kiedy protokół jest obowiązkowy?

Przy wynajmie mieszkania - OBOWIĄZKOWO

Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów (Dz.U. z 2023 r. poz. 725) jasno stanowi:

"Przed wydaniem lokalu najemcy strony mają obowiązek sporządzić protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń."

Protokół przy wynajmie sporządza się DWUKROTNIE:

Przed wydaniem lokalu - dokumentuje stan początkowy
Po zakończeniu najmu - przy zwrocie kluczy, podstawa do rozliczenia kaucji

Brak protokołu końcowego to jeden z najczęstszych błędów właścicieli mieszkań w Łodzi. Bez niego nie udowodnisz, że najemca zniszczył mieszkanie.

Przy kupnie/sprzedaży nieruchomości - ZALECANY

Przy sprzedaży mieszkania protokół nie jest prawnie wymagany, ale jego sporządzenie jest w interesie obu stron.

Dlaczego warto go mieć:

Rękojmia 5 lat - sprzedawca odpowiada za wady nieruchomości przez 5 lat od dnia wydania (art. 556-576 KC)
Podstawa roszczeń - protokół dokumentuje stan mieszkania w momencie przekazania
Rozliczenie mediów - jasne określenie, kto płaci za zużycie do dnia przekazania

Przy odbiorze od dewelopera - KLUCZOWY

Protokół odbioru od dewelopera to Twoja jedyna szansa na zgłoszenie usterek. Dokumentuje stan lokalu i chroni przed ponoszeniem kosztów zużycia mediów przez dewelopera przed przekazaniem.

Elementy obowiązkowe protokołu - kompletna lista

1. Dane podstawowe

Element	Co wpisać
Data i miejsce	Pełna data sporządzenia protokołu
Dane strony przekazującej	Imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu
Dane strony przejmującej	Imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu
Dane kontaktowe	Numery telefonów, adresy e-mail
Numer KRS/REGON	Jeśli stroną jest firma lub spółdzielnia

2. Opis nieruchomości

Dokładny adres lokalu (ulica, numer budynku, numer mieszkania)
Numer piętra
Powierzchnia użytkowa w m2
Liczba pokoi
Numer księgi wieczystej
Opis instalacji technicznych (gazowa, elektryczna, c.o.)

3. Stan techniczny - SZCZEGÓŁOWO!

Pomieszczenie/Element	Co opisać
Ściany i sufity	Stan malowania, pęknięcia, zacieki, plamy
Podłogi	Parkiet, panele, płytki - stan, rysy, uszkodzenia
Okna i drzwi	Działanie zamków, uszczelki, szyby, klamki
Instalacja elektryczna	Gniazdka, włączniki, oświetlenie, bezpieczniki
Instalacja wodno-kanalizacyjna	Krany, armatura, odpływy, ewentualne przecieki
Instalacja grzewcza	Kaloryfery, termostat, piec (gazowy/elektryczny)
Łazienka	Wanna/prysznic, WC, umywalka, armatura
Kuchnia	Zlewozmywak, kuchenka, okap, szafki

4. Wyposażenie mieszkania

Spisz WSZYSTKO co zostaje w mieszkaniu:

Meble - szafy, łóżka, stoły, krzesła, komody (z opisem stanu)
Sprzęt AGD - lodówka, pralka, zmywarka, kuchenka, piekarnik
Sprzęt RTV - telewizor, router, antena
Wyposażenie dodatkowe - karnisze, żaluzje, rolety, lustra

5. Stany liczników - KRYTYCZNE!

Licznik	Dane do zapisania
Energia elektryczna	Numer licznika + stan wskazania (kWh)
Gaz	Numer licznika + stan wskazania (m3)
Woda zimna	Numer licznika + stan wskazania (m3)
Woda ciepła	Numer licznika + stan wskazania (m3)
Ciepło (jeśli indywidualny)	Numer licznika + stan wskazania (GJ)

Wskazówka od Ci Od Nieruchomości: Zawsze rób zdjęcie każdego licznika z datownikiem. To niepodważalny dowód.

6. Przekazywane klucze i akcesoria

Komplety kluczy do mieszkania (ile sztuk)
Klucze do piwnicy
Klucze do skrzynki pocztowej
Piloty do bramy wjazdowej
Piloty do garażu
Karty dostępu do klatki/osiedla
Piloty do klimatyzacji

7. Uwagi i zastrzeżenia

Miejsce na wpisanie WSZYSTKICH usterek, uszkodzeń i uwag zauważonych podczas oględzin. Nie bagatelizuj drobnych rzeczy - lepiej wpisać za dużo niż za mało.

8. Dokumentacja fotograficzna

OBOWIĄZKOWY załącznik ze zdjęciami:

Ogólny stan każdego pomieszczenia
Wszystkie uszkodzenia wymienione w protokole
Stany liczników (czytelne zdjęcia wskazań)
Wyposażenie (meble, sprzęty)

Jak wypełnić protokół krok po kroku

Krok 1: Przygotowanie (przed spotkaniem)

Wydrukuj wzór protokołu w 2 egzemplarzach - po jednym dla każdej strony
Naładuj telefon - będziesz robić dużo zdjęć
Zabierz dowód osobisty - potrzebny do wpisania danych
Umów spotkanie w lokalu - protokół MUSI być spisany na miejscu

Krok 2: Wspólne oględziny (w mieszkaniu)

Rozpocznij od wspólnego obejścia całego lokalu z drugą stroną
Rób szczegółowe notatki o stanie każdego pomieszczenia
Fotografuj WSZYSTKO - ogólne widoki i detale
Sprawdź działanie urządzeń, zamków, włączników, kranów
Otwórz wszystkie drzwi i szafki - szukaj ukrytych wad

Krok 3: Wypełnianie danych podstawowych

Wpisz pełną datę i adres sporządzenia
Wprowadź kompletne dane obu stron (imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu)
Wpisz dokładny adres i opis nieruchomości
Podaj numer księgi wieczystej

Krok 4: Opis stanu technicznego

ZASADA ZŁOTA: Opisuj SZCZEGÓŁOWO - unikaj ogólników!

Źle	Dobrze
"Stan dobry"	"Ściany pomalowane na biało, bez uszkodzeń"
"Normalne ślady użytkowania"	"Panele podłogowe z rysą 15 cm przy drzwiach wejściowych"
"Kuchenka sprawna"	"Kuchenka gazowa 4-palnikowa, palnik przedni prawy nie zapala się automatycznie"

Krok 5: Spisanie wyposażenia

Wymień WSZYSTKIE elementy wyposażenia pokój po pokoju
Przy każdym wpisz stan techniczny (nowy, używany, uszkodzony)
Opisz widoczne uszkodzenia lub zużycie

Krok 6: Odczyt liczników

Odczytaj stany WSZYSTKICH liczników razem z drugą stroną
Zapisz numery seryjne liczników
Poproś drugą osobę o weryfikację - unikniesz błędów
Zrób zdjęcia wskazań każdego licznika

Krok 7: Przekazanie kluczy

Przelicz wszystkie komplety kluczy
Sprawdź czy każdy klucz pasuje do odpowiedniego zamka
Przekaż piloty i karty dostępu
Wpisz dokładną liczbę każdego rodzaju kluczy

Krok 8: Podpisy

Sprawdź kompletność - wszystkie pola wypełnione?
Obie strony podpisują OBA egzemplarze
Każda strona otrzymuje jeden egzemplarz
Zachowaj protokół bezterminowo - może być potrzebny za lata

Interaktywna checklista do odbioru mieszkania

Wydrukuj tę listę i zabierz na odbiór mieszkania!

Przed wyjściem z domu

Dane i dokumenty

Data i miejsce sporządzenia
Pełne dane strony przekazującej (imię, nazwisko, PESEL, dowód)
Pełne dane strony przejmującej
Adres nieruchomości
Numer księgi wieczystej
Powierzchnia użytkowa

Pomieszczenia - sprawdź każde

Przedpokój: ściany, podłoga, drzwi wejściowe, domofon
Salon: ściany, podłoga, okna, grzejniki, gniazdka
Sypialnia: ściany, podłoga, okna, grzejniki
Kuchnia: ściany, podłoga, zlewozmywak, kuchenka, okap, szafki
Łazienka: ściany, podłoga, wanna/prysznic, WC, umywalka, armatura
Balkon/taras: posadzka, balustrada, odpływ

Instalacje

Elektryczna: gniazdka, włączniki, oświetlenie
Wodno-kanalizacyjna: krany, odpływy, ciśnienie wody
Grzewcza: kaloryfery, termostat, piec
Gazowa (jeśli jest): kuchenka, piec

Liczniki - zapisz stany

Prąd: numer _____________ stan _____________ kWh
Gaz: numer _____________ stan _____________ m3
Woda zimna: numer _____________ stan _____________ m3
Woda ciepła: numer _____________ stan _____________ m3
Ciepło: numer _____________ stan _____________ GJ

Klucze - przelicz

Klucze do mieszkania: _____ kompletów
Klucze do piwnicy: _____ szt.
Klucze do skrzynki: _____ szt.
Piloty do bramy: _____ szt.
Karty dostępu: _____ szt.

Na koniec

Wszystkie pola wypełnione
Zdjęcia wszystkich uszkodzeń
Zdjęcia liczników
Podpisy obu stron na obu egzemplarzach

Wypełniony przykład protokołu

Poniżej przykład prawidłowo wypełnionego protokołu (dane fikcyjne):

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY MIESZKANIA

Data sporządzenia: 22 stycznia 2026 r. Miejsce: Łódź, ul. Piotrkowska 123/45

STRONA PRZEKAZUJĄCA: Jan Kowalski, PESEL: 80010112345, dowód osobisty: ABC 123456 Adres: ul. Zgierska 67/8, 91-001 Łódź Tel: 600-111-222, e-mail: jan.kowalski@email.pl

STRONA PRZEJMUJĄCA: Anna Nowak, PESEL: 85050554321, dowód osobisty: DEF 654321 Adres: ul. Narutowicza 15/3, 90-001 Łódź Tel: 600-333-444, e-mail: anna.nowak@email.pl

PRZEDMIOT PRZEKAZANIA: Lokal mieszkalny przy ul. Piotrkowskiej 123/45 w Łodzi Powierzchnia użytkowa: 48,5 m2 Liczba pokoi: 2 Piętro: 3 Księga wieczysta: LD1M/00123456/7

STAN TECHNICZNY:

Przedpokój: Ściany pomalowane na kolor beżowy, bez uszkodzeń. Panele podłogowe w dobrym stanie, drobna rysa (ok. 10 cm) przy drzwiach wejściowych. Drzwi wejściowe antywłamaniowe, zamek działa prawidłowo. Domofon sprawny.

Salon: Ściany pomalowane na biało, w rogu przy oknie widoczny ślad po zacieku (zamalowany, suchy). Parkiet dębowy, ogólnie dobry stan, lekkie przetarcia przy kanapie. Okna PCV, uszczelki sprawne, klamki działają. Grzejnik stalowy, zawór termostatyczny sprawny.

Sypialnia: Ściany jasnoniebieski, stan bardzo dobry. Panele podłogowe bez uszkodzeń. Okno PCV sprawne.

Kuchnia: Ściany - płytki ceramiczne do połowy wysokości + farba zmywalna. Płytki bez ubytków. Szafki kuchenne (górne i dolne) - fronty MDF biały połysk, bez uszkodzeń. Zlewozmywak stalowy 1-komorowy z ociekaczem - sprawny, kran jednouchwytowy działa prawidłowo.

Łazienka: Płytki ścienne i podłogowe bez uszkodzeń. Wanna akrylowa 170 cm - dobry stan, drobne rysy na dnie. Umywalka z szafką - sprawna. WC - spłuczka działa prawidłowo. Bateria wannowa i umywalkowa - sprawne, bez przecieków.

WYPOSAŻENIE:

Pomieszczenie	Element	Stan
Salon	Sofa narożna szara	Dobry, lekkie przetarcia na oparciu
Salon	Stolik kawowy szklany	Bardzo dobry
Salon	Telewizor Samsung 43"	Sprawny
Sypialnia	Łóżko 160x200 z materacem	Dobry
Sypialnia	Szafa 3-drzwiowa biała	Bardzo dobry
Kuchnia	Lodówka Bosch (2020)	Sprawna
Kuchnia	Kuchenka gazowa Amica	Sprawna, palnik tylny prawy zapala z opóźnieniem
Kuchnia	Okap	Sprawny
Łazienka	Pralka Samsung 7kg	Sprawna

STANY LICZNIKÓW:

Media	Numer licznika	Stan wskazania
Energia elektryczna	E-12345678	15 847,3 kWh
Gaz	G-87654321	1 234,567 m3
Woda zimna	WZ-11111111	156,234 m3
Woda ciepła	WC-22222222	89,567 m3

KLUCZE I AKCESORIA:

Klucze do mieszkania: 3 komplety (po 2 klucze każdy)
Klucze do piwnicy: 2 szt.
Klucze do skrzynki pocztowej: 2 szt.
Pilot do bramy garażowej: 1 szt.

UWAGI:

Ślad po zacieku w salonie - według przekazującego naprawiony w 2024 r., suchy
Palnik kuchenki wymaga regulacji zapłonu
W piwnicy znajduje się rower górski (własność przekazującego - do odbioru do 31.01.2026)

ZAŁĄCZNIKI: Dokumentacja fotograficzna - 47 zdjęć (płyta CD)

PODPISY:

Strona przekazująca: _________________ (Jan Kowalski)

Strona przejmująca: _________________ (Anna Nowak)

Najczęstsze błędy przy spisywaniu protokołu

Błąd 1: Ogólnikowy opis stanu

Źle: "Stan dobry", "bez widocznych uszkodzeń", "normalne ślady użytkowania"

Dobrze: "Rysa na parkiecie przy drzwiach wejściowych, długość ok. 15 cm, głębokość powierzchniowa"

Dlaczego to błąd: Sformułowania ogólne są nieprecyzyjne - każda strona może interpretować je na własną korzyść. W sporze sądowym nie mają wartości dowodowej.

Błąd 2: Brak szczegółowego opisu wyposażenia

Scenariusz: Po zakończeniu najmu właściciel zastaje mieszkanie bez telewizora wartego 3000 zł. Najemca twierdzi, że telewizora "nigdy nie było".

Rozwiązanie: ZAWSZE sporządzaj dokładną listę WSZYSTKICH mebli i sprzętów z opisem stanu i zdjęciami.

Błąd 3: Niekompletne dane osobowe

Ryzyko: Bez pełnych danych (PESEL, seria i numer dowodu) trudno dochodzić roszczeń.

Rozwiązanie: Wymagaj okazania dowodu osobistego i przepisz wszystkie dane.

Błąd 4: Błędy w odczytach liczników

Przyczyny: Pośpiech, słabe oświetlenie, nieuwaga.

Konsekwencje: Błędne rozliczenia za media mogą kosztować setki złotych.

Rozwiązanie:

Druga osoba weryfikuje każdy odczyt
Zdjęcie każdego licznika
Nie spisuj liczników "z pamięci"

Błąd 5: Protokół tylko na początku najmu

Problem: 90% właścicieli w Łodzi spisuje protokół na początku najmu. Ale bez protokołu KOŃCOWEGO nie udowodnisz zniszczeń i nie zatrzymasz kaucji zgodnie z prawem.

Rozwiązanie: ZAWSZE sporządzaj protokół DWUKROTNIE - przy wydaniu i przy zwrocie lokalu.

Błąd 6: Brak dokumentacji fotograficznej

Problem: Słowo przeciwko słowu. "Tej rysy nie było" vs "Była od początku".

Rozwiązanie:

Zdjęcia WSZYSTKICH uszkodzeń
Zdjęcia ogólnego stanu każdego pomieszczenia
Zdjęcia z datownikiem
Robione w obecności drugiej strony

Błąd 7: Brak podpisów obu stron

Problem: Protokół bez podpisów jest tylko kartką papieru.

Rozwiązanie: Upewnij się, że OBE strony podpisały OBA egzemplarze. Sprawdź czytelność podpisów.

Protokół przy wynajmie - specyfika

Obowiązek prawny

Przy wynajmie protokół zdawczo-odbiorczy jest wymagany przez prawo (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów). Jego brak może skutkować problemami przy dochodzeniu roszczeń.

Co szczególnie ważne przy wynajmie:

Kaucja - protokół to podstawa do jej rozliczenia
Stan wyposażenia - meble i sprzęty często należą do właściciela
Ślady użytkowania - normalne vs nadmierne zużycie
Dwa protokoły - początkowy i końcowy dla porównania

Protokół początkowy (przy wydaniu)

Dokumentuje:

Stan mieszkania przed zamieszkaniem najemcy
Wyposażenie przekazane najemcy
Stany liczników na dzień wydania
Liczbę kluczy

Protokół końcowy (przy zwrocie)

Porównuje:

Aktualny stan vs stan początkowy
Brakujące/uszkodzone wyposażenie
Zużycie ponad normę
Stany liczników do rozliczenia

Różnica między stanami = podstawa do potrąceń z kaucji

Wskazówka od Ci Od Nieruchomości

Przy wynajmie w Łodzi zwracaj szczególną uwagę na:

Stan instalacji gazowej (stare kamienice)
Wilgoć i pleśń (problem wielu łódzkich budynków)
Piece kaflowe (jeśli dotyczy) - stan techniczny i drożność przewodów

Protokół przy sprzedaży - specyfika

Brak obowiązku, ale...

Przy sprzedaży mieszkania protokół zdawczo-odbiorczy nie jest prawnie wymagany. Jednak jego sporządzenie jest w interesie obu stron.

Dlaczego warto spisać protokół przy sprzedaży:

Rękojmia 5 lat - kupujący ma 5 lat na zgłoszenie wad fizycznych nieruchomości
Udokumentowany stan - protokół potwierdza, jak wyglądało mieszkanie w dniu przekazania
Ochrona sprzedającego - kupujący nie może twierdzić, że "ta wada była od początku"
Ochrona kupującego - udokumentowane wady są podstawą do roszczeń

Co szczególnie ważne przy sprzedaży:

Stan techniczny - szczegółowy opis instalacji i konstrukcji
Wady jawne - te, które kupujący widział i akceptował
Wady ukryte - mogą się ujawnić później (rękojmia!)
Wyposażenie - co zostaje, a co zabiera sprzedający

Różnice w protokole: najem vs sprzedaż

Element	Najem	Sprzedaż
Wyposażenie	Bardzo szczegółowe (meble, AGD)	Podstawowe (co zostaje w cenie)
Stan techniczny	Powierzchniowy	Szczegółowy (instalacje, konstrukcja)
Liczniki	Kluczowe do rozliczeń	Kluczowe do przepisania umów
Znaczenie prawne	Obowiązkowy	Zalecany
Rękojmia	Nie dotyczy	5 lat

Specyfika łódzkich mieszkań - na co uważać

Jako biuro nieruchomości działające w Łodzi, w Ci Od Nieruchomości codziennie spotykamy się ze specyfiką lokalnego rynku. Oto, na co zwracać szczególną uwagę przy protokole w Łodzi:

Kamienice i stare budownictwo

Łódź to miasto kamienic. Przy protokole w starym budownictwie sprawdź:

Wilgoć i pleśń - częsty problem parterów i suteren
Stan tynków - odparzenia, pęknięcia, ślady po zalaniach
Instalacja elektryczna - stare aluminiowe przewody vs nowe miedziane
Piece kaflowe - stan, drożność przewodów kominowych, ostatni przegląd
Stolarka okienna - oryginalna drewniana czy wymieniona na PCV
Ogrzewanie - miejskie c.o., etażowe gazowe, piece kaflowe?

Bloki z wielkiej płyty

W łódzkich osiedlach (Widzew, Retkinia, Teofilów) zwróć uwagę na:

Balkony - stan płyty balkonowej, izolacja
Okna - czy wymienione, stan uszczelek
Instalacja wodno-kanalizacyjna - wiek rur, ciśnienie wody
Wentylacja - sprawdź ciąg (kartka papieru przy kratce)

Lokalne spółdzielnie i wspólnoty

W Łodzi funkcjonuje wiele spółdzielni mieszkaniowych (SM Bawełna, SM Chojny, RSM Lokator i inne). Przy protokole ustal:

Kto jest właścicielem liczników (spółdzielnia czy lokator)
Czy są zaległości w opłatach
Jakie remonty są planowane (fundusz remontowy)

Typowe problemy łódzkich mieszkań

Problem	Gdzie występuje	Co sprawdzić
Wilgoć	Kamienice, partery	Zacieki, pleśń, zapach
Hałas	Centrum, Piotrkowska	Okna, izolacja
Stara instalacja	Kamienice sprzed 1939	Bezpieczniki, gniazdka
Ogrzewanie	Stare budownictwo	Piece, kaloryfery, c.o.

Gdzie pobrać wzór protokołu

Darmowe wzory do pobrania (PDF i DOC)

Poniżej sprawdzone źródła darmowych wzorów protokołu zdawczo-odbiorczego:

Źródło	Format	Uwagi
Rynekpierwotny.pl	PDF, DOC	Uniwersalny wzór
Jakiwniosek.pl	PDF, DOC	Z instrukcją wypełniania
Nieruchomosci-online.pl	PDF, DOC	Z komentarzem prawnym
Druki.gofin.pl	PDF	Jako załącznik do umowy najmu
Netnajem.pl	PDF, DOC	Dedykowany dla wynajmu

Wzory dla dostawców mediów

Przy przepisywaniu liczników dostawcy mediów często wymagają własnych formularzy:

PGE (prąd) - Protokół zdawczo-odbiorczy PGE
PGNiG (gaz) - Protokół zdawczo-odbiorczy PGNiG
Tauron, Enea, E.ON - formularze na stronach dostawców

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

1. Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Przy wynajmie - TAK. Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów nakłada obowiązek sporządzenia protokołu przed wydaniem lokalu najemcy.

Przy sprzedaży - NIE, ale zalecany. Polskie prawo nie wymaga protokołu przy sprzedaży, jednak chroni on obie strony przed sporami.

2. Kto powinien sporządzić protokół?

Protokół sporządzają wspólnie obie strony transakcji. Mogą to zrobić samodzielnie lub z pomocą pośrednika nieruchomości. W Ci Od Nieruchomości pomagamy naszym klientom w sporządzeniu kompletnego protokołu.

3. Ile egzemplarzy protokołu należy sporządzić?

Minimum 2 egzemplarze - po jednym dla każdej strony. Oba muszą być podpisane przez obie strony. Warto zachować też kopię elektroniczną (skan lub zdjęcia).

4. Co zrobić, jeśli najemca odmawia podpisania protokołu końcowego?

Sporządź protokół jednostronnie w obecności świadka (najlepiej dwóch). Udokumentuj stan mieszkania zdjęciami i filmem z datownikiem. Wyślij protokół najemcy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

5. Czy mogę zatrzymać kaucję bez protokołu końcowego?

Teoretycznie tak, ale bez protokołu końcowego trudno udowodnić, jakie szkody powstały w trakcie najmu. Najemca może zakwestionować zasadność potrąceń i dochodzić zwrotu kaucji w sądzie.

6. Jak długo przechowywać protokół?

Bezterminowo - lub co najmniej:

Przy wynajmie: do 3 lat po zakończeniu najmu (okres przedawnienia roszczeń)
Przy sprzedaży: minimum 5 lat (okres rękojmi) + 3 lata (przedawnienie)

7. Czy protokół można spisać po przekazaniu kluczy?

Nie zalecamy. Protokół powinien być spisany w momencie przekazania, gdy obie strony są obecne i mogą wspólnie zweryfikować stan mieszkania. Późniejsze spisywanie osłabia wartość dowodową dokumentu.

8. Co jeśli po podpisaniu protokołu odkryję ukryte wady?

Przy sprzedaży masz prawo do rękojmi przez 5 lat od dnia wydania. Wady ukryte (niewidoczne podczas odbioru) możesz zgłosić sprzedającemu. Przy wynajmie - zgłoś właścicielowi na piśmie niezwłocznie po odkryciu.

Podsumowanie

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to dokument, który może zaoszczędzić Ci tysięcy złotych i miesięcy stresu. Pamiętaj o najważniejszych zasadach:

Szczegółowość - opisuj konkretnie, unikaj ogólników
Dokumentacja fotograficzna - zdjęcia są niepodważalnym dowodem
Dwa protokoły przy wynajmie - początkowy i końcowy
Stany liczników - zawsze z numerami seryjnymi i zdjęciami
Podpisy obu stron - na obu egzemplarzach

Potrzebujesz pomocy przy transakcji w Łodzi?

Ci Od Nieruchomości to łódzkie biuro nieruchomości z wieloletnim doświadczeniem. Pomagamy naszym klientom na każdym etapie transakcji - od wyceny, przez negocjacje, po sporządzenie kompletnej dokumentacji, w tym protokołu zdawczo-odbiorczego.

Skontaktuj się z nami:

Skontaktuj się z nami
Tel: +48 578 007 757
Biuro: Łódź, ul. Słowiańska 1/Budynek A, 93-101

Artykuł zaktualizowany: styczeń 2026

Źródła: Ustawa o ochronie praw lokatorów (Dz.U. z 2023 r. poz. 725), Kodeks cywilny art. 556-576 (rękojmia), art. 675 (najem), portale: Rynekpierwotny.pl, Jakiwniosek.pl, Nieruchomości-online.pl, Rankomat.pl, ZarzadzanieWynajmem.pl